Como Construir Um Fluxo de Aprovação Eficiente em Design

Organizar o processo de aprovação em design vai muito além de chegar no resultado final mais rápido. Chegar mais rápido é apenas o fim. Para isso, é preciso ter um processo claro, processual, com uma comunicação fluida, alinhada à estratégia da marca e que envolva os decisores finais no processo.

Quando o fluxo de aprovação é bem construído, cada etapa, da solicitação do job ao envio do arquivo final, evita surpresas, retrabalho e frustrações. Parece simples, mas é impressionante como empresas pecam no básico. Muitas empresas ainda vivem aquela rotina travada, cheia de ruídos e arquivos espalhados por aí. A transformação começa por entender o que pode funcionar melhor.

O que é um fluxo de aprovação em design?

Um fluxo de aprovação em design é nada mais que uma sequência de etapas organizadas para garantir que todos os envolvidos, do time criativo ao cliente interno, saibam quem faz o quê, quando e como. Desde o briefing inicial até a aprovação final, as tarefas são mapeadas.

Não é só burocracia: é um jeito, quase como um caminho de trilha, que reduz gargalos e devolve tempo para criar. Quando enxergamos o fluxo desse jeito, ele faz mais sentido e entrega resultados mais consistentes. De fato, estudos recentes mostram a importância de processos bem estruturados para melhoria contínua.

Processo organizado é entrega sem susto.

Esse tipo de estrutura agiliza e reduz falhas, o que significa aumento de eficiência e o não desperdício de tempo e dinheiro. Segundo estudos, empresas que padronizam etapas e implementam checklists observam redução de até 50% no retrabalho e nos erros, o que potencializa a produtividade. Isso vale para design, marketing, compras e qualquer setor que demanda colaboração.

Por que estrutura bem definida faz diferença?

Dá para listar vários ganhos de um bom fluxo de aprovação, mas talvez o principal seja a economia de tempo e desgaste. Isso dá algo aos times que, muitas vezes, eles não estão acostumados, que é a previsibilidade. Trabalhar com tempos e movimentos mais bem definidos influencia, inclusive, na qualidade do resultado final. Afinal, o time vai parar de apagar incêndios e passar a ser mais estratégico.

Empresas que implantaram fluxos de aprovação práticos relatam menos retrabalho, menos conflito entre áreas e, principalmente, mais consistência de branding. Parece quase óbvio, mas se todo mundo entende o que deve aprovar, os padrões se mantêm iguais, mesmo em múltiplos canais, digital, impresso, eventos e onde mais a marca precisar aparecer, tudo ocorre de forma mais eficiente.

Quais são as etapas de um fluxo de aprovação em design?

1. Briefing:

   Tudo começa aqui. Um bom briefing descreve objetivo, público, mensagem, formatos e referências. Erros, dados vagos ou excessivos nessa fase significam mais rodadas de ajustes e ciclos mais longos e estressantes.

   
   

2. Desenvolvimento:

   O time de design cria as primeiras propostas baseadas no briefing. Aqui o foco é traduzir o briefing em algo visual e estratégico, levando em conta identidade de marca, tom, contexto de uso.

   
   

3. Revisão inicial:

   Antes de escalar para aprovadores externos, bastante comum uma revisão interna para garantir qualidade e corrigir detalhes. Pode ser rápida, mas previne retrabalho. O que aplicamos aqui na DesignGuy é sempre ter o decisor participando das etapas. Assim, os retrabalhos reduzem muito ou, em alguns casos, são elimitados. O ganho de eficiência é enorme.

   
   

4. Feedback estruturado:

   É importante que o time ou pessoa que aprova tenha crivo, repertório e conhecimento suficiente para não só dizer se gostou ou não, mas apontar onde ajustar, justificar sugestões e fazer as perguntas certas. Para quem tem dificuldades nessa etapa, vale conferir nosso conteúdo sobre feedbacks sem ruído em projetos de design.

   
   

5. Ajustes:

   O design é adaptado com base nos retornos. O segredo é registrar tudo, para não perder detalhes e evitar discussões repetitivas. A sensibilidade do time do fornecedor aqui é fundamental para entender o que o cliente está pedindo. Quando a comunicação é fluida, o looping de ajustes fica bastante reduzido.

   
   

6. Aprovação final e entrega:

   Após todas as revisões, a peça é aprovada, finalizada e entregue conforme as especificações. Um bom controle garante que o que foi aprovado, de fato, seja o que será publicado ou impresso.

A força das ferramentas de gestão no fluxo de aprovação

Ninguém mais se arrisca em gerir demandas de design com planilhas e emails soltos e não compartilháveis. Ferramentas como Trello, Asana, Notion, Figma ou Monday centralizam tarefas, prazos e históricos de alterações. Um dos maiores avanços dessa década foi colocar todo o processo de aprovação num só lugar: do início até a conclusão e com todos sabendo onde estão os arquivos, quem aprovou e o que está acontecendo.

Com quadros Kanban e comentários organizados por tarefa, fica mais simples encontrar arquivos, registrar decisões e, se for preciso, retomar justificativas antigas.

A cultura de registro não serve só para controle: ela traz transparência. Quando alguém entra em um projeto no meio do caminho, entende rápido o status de cada item. Para equipes remotas, isso é praticamente indispensável. Inclusive, já falamos sobre como gerenciar demandas com times remotos e manter o ritmo.

COMO SÃO FLUXOS EFICIENTES

O fluxo de aprovação só funciona bem quando todo mundo sabe seu papel. Quem aprova, quem sugere, quem executa. Papéis confusos causam ruídos, atrasos e, às vezes, confusão de responsabilidades. Equipes que têm uma cultura de feedback construtivo e definem claramente o que se espera de cada um, ganha muita agilidade. Essa mentalidade pode ser reforçada por processos, mas começa com liderança e comunicação franca. Algumas dicas úteis:

• Estabeleça quem é responsável pelo ok final em cada etapa.

• Mantenha registros de feedback por escrito.

• Evite múltiplos canais paralelos (um só espaço para feedback oficial já resolve).

• Deixe claro quando um ajuste é realmente necessário e quando é sugestão opcional.

• Transforme revisões em práticas rápidas: padronize horários e janelas para respostas.

  
  

Já falamos bastante sobre estratégias para alinhar feedback sem ruídos e evitar desencontros que só travam os job.

QUANDO SE DEVE USAR AUTOMAÇÃO

A automação deve ser considerada quando se identifica tarefas que não precisam ser feitas por pessoas, mas de forma automática. Assim, o time fica cada vez mais livre para trabalhar em tarefas estratégicas.

Sempre que uma tarefa se repete de forma previsível, como enviar alertas, envolver alguma área quando chegar em determinado ponto, a automação garante consistência, velocidade e clareza. Plataformas de gestão permitem configurar quem aprova o quê, em qual ordem e com quais prazos, eliminando o vai-e-vem desnecessário.

Notificações automáticas e integrações com sistemas de design e marketing reduzem o tempo de resposta e mantêm todos na mesma página.

A automação pode reduzir em até 30% o tempo de ciclo de tarefas operacionais, como montagem de produtos, passando de 10 para 7 dias em média.

O ponto-chave é que automação não substitui o olhar crítico ou o julgamento criativo. Ela entra para eliminar burocracias e dar transparência ao processo, liberando energia das equipes para o que realmente importa: criar campanhas, peças e experiências que gerem impacto para o cliente.

Quando o serviço produtizado simplifica tudo

Nesse cenário, modelos produtizados de design quebram paradigmas tradicionais de aprovação. Ao invés de passar por várias camadas gerenciais, reuniões intermináveis e indecisão, o decisor fala direto com o criativo usando ferramentas digitais, geralmente um kanban, como Trello.

Basta abrir o card, descrever a necessidade e acompanhar os comentários. As trocas acontecem sem precisar ecaixar agendas ou intermediários. É uma mudança sutil, mas faz toda a diferença.

aqui na designguy, aprovamos mais de 80% dos jobs dos clientes de primeira usando este fluxo.

Isso torna o processo mais curto, direto e, por vezes, reduz atritos. O que antes era uma maratona, passa a ser uma corrida de 100 metros. Quando quem precisa decidir fala direto com quem cria, os ruídos no processo praticamente deixam de existir.

Recomendações práticas para criar um fluxo eficiente

• Mapeie e simplifique etapas: evite sobrecargas ou revisões desnecessárias.

• Centralize tarefas e comunicação numa ferramenta única.

• Defina papéis e responsabilidades no início de cada projeto.

• Precise nos prazos: crie janelas curtas (com tempo suficiente, sem considerar ineficiências) para revisões e feedbacks.

• Padronize briefing e feedback, usando templates e registrando tudo.

• Abra espaço para a troca direta entre quem aprova e quem cria.

• Ajude o time a entender o valor da documentação e do registro histórico.

• Treine a equipe para dar (e receber) feedbacks objetivos, não pessoais.

• Não tenha medo de ajustar o fluxo conforme sua equipe amadurece.

• Tenha um cronograma e tente ser rígido em relação a ele.

• Alinhe e construa com o time todo o planejamento inicial, envolvendo todas as áreas que participam do processo desde o começo.

Por fim, mesmo os processos mais enxutos não dispensam cuidado. O equilíbrio entre rapidez, clareza e qualidade nunca sai de moda. Afinal, design bom começa com troca direta e termina com aprovação simples, sem nunca perder de vista o objetivo de cada projeto.

Pronto para ver seu fluxo de aprovação mais simples, alinhado e ágil? Agende uma reunião conosco agora mesmo. Será um prazer ser o braço direito do seu time de marketing ;)