Como Calcular o Custo Real de Design na Sua Empresa em 2026

Quando um gestor de marketing precisa justificar o orçamento de design, geralmente olha para os valores mais óbvios: quanto custa contratar um freelancer, quanto uma agência cobra por projeto ou qual o salário de um designer interno. Esses números aparecem nas notas fiscais, nos contratos, nas planilhas de despesas.

O problema é que esses valores representam apenas uma fração do custo real. Existem dezenas de custos invisíveis que não aparecem em nenhuma fatura, mas que drenam tempo, recursos e orçamento da empresa todos os meses. Além de, muitas vezes, impactarem na qualidade do seu trabalho. E quando esses custos são somados, a conta final pode ser duas ou três vezes maior do que o gestor imaginava.

Este artigo mostra como calcular o custo real de design na sua empresa, revelando os custos ocultos que raramente entram na análise de investimento. Ao final, o gestor terá uma visão muito mais precisa de quanto a área criativa realmente custa para a organização.

Por que os custos de design são mal calculados

A forma tradicional de calcular custo de design é simples demais. Pega o valor pago ao fornecedor, divide pelo número de projetos entregues, e pronto. Se um freelancer cobrou R$ 3.000 por três peças, o custo unitário foi R$ 1.000 por projeto. Fácil, direto, errado.

Esse cálculo ignora tudo que acontece antes, durante e depois da entrega. Ignora o tempo que o time interno gastou procurando o profissional certo. Ignora as horas de reunião para alinhar expectativas. Ignora o retrabalho quando a primeira versão não ficou como esperado. Ignora o atraso na campanha porque o freelancer não estava disponível.

Empresas que fazem esse cálculo simplificado tomam decisões com base em informações incompletas. Escolhem o fornecedor mais barato sem considerar que ele vai consumir mais tempo de gestão. Ou mantêm um modelo que parece econômico no papel, mas que está custando muito mais na prática.

Calcular o custo real de design exige olhar para toda a cadeia de valor. Desde o momento em que surge a necessidade até a entrega final aprovada e publicada. Só assim é possível comparar modelos de forma justa e tomar decisões que realmente otimizam o orçamento.

Os custos diretos que todos veem

Antes de entrar nos custos ocultos, vale listar o que já aparece nas planilhas. Esses são os custos diretos, aqueles que todo gestor conhece e controla:

Freelancer: valor pago por projeto ou por hora trabalhada. Geralmente varia entre R$ 1.500 e R$ 20.000 por entrega, dependendo da complexidade e da senioridade do profissional.

Agência: mensalidade de retainer ou valores por projeto. Agências cobram entre R$ 5.000 e R$ 30.000 mensais, dependendo do volume de trabalho acordado. Projetos avulsos costumam ser mais caros que o freelancer.

Designer interno: salário, encargos trabalhistas, benefícios. Um designer pleno custa entre R$ 5.000 e R$ 15.000 mensais para a empresa, sem considerar encargos e risco trabalhista. Um sênior pode passar de R$ 30.000. Além da necessidade constante de gerir essa pessoa.

Design por assinatura: mensalidade fixa com demandas ilimitadas. Hoje o pacote básico da DesignGuy custa R$8.000/mês para pedidos ilimitados (um ou dois por vez).

Esses números são importantes, mas representam só a ponta do iceberg. O custo real mora nos detalhes que não aparecem na nota fiscal.

Custo de busca e seleção

Todo processo de contratação de design começa com a busca. Alguém precisa encontrar o profissional ou a agência certa. Isso consome tempo, e tempo é dinheiro.

No caso de freelancers, a busca pode levar dias. O gestor procura em plataformas, pede indicações, analisa portfólios, entra em contato com vários profissionais para checar disponibilidade. Cada freelancer que não dá certo reinicia o ciclo.

Se assumirmos que um analista de marketing ganha R$ 6.000 mensais (ou aproximadamente R$ 38 por hora), e que ele gasta 8 horas procurando e avaliando freelancers, o custo de busca é de R$ 304 por contratação. Se a empresa contrata 10 freelancers ao longo do ano, já são R$ 3.040 só em tempo de busca, sendo otimista.

Com agências, o processo é ainda mais longo. Há reuniões comerciais, análise de cases, negociação de escopo e valores. Facilmente consome 20 horas ou mais do time interno, o que representa mais de R$ 1.500 em custo de tempo investido antes mesmo de assinar o contrato. A depender da contratação, é preciso envolver pessoas sênior do time, como gerente ou diretor, e a hora/homem fica ainda mais cara.

Designer interno também tem custo de recrutamento. Processos seletivos para posições criativas costumam ser demorados, com várias etapas de avaliação de portfólio, testes práticos e entrevistas. O custo total pode passar de R$ 5.000 quando somados tempo do RH, tempo dos gestores envolvidos e eventuais taxas de recrutamento.

Design por assinatura elimina quase totalmente esse custo. A contratação é digital, rápida e sem negociação de escopo.

Usando a DesignGuy como exemplo:

1. tudo o que precisa saber sobre a empresa está no site, incluindo pacotes e valores.

2. você pode marcar uma reunião para tirar dúvidas, que costuma durar 15 a 20 minutos pelo modelo ser muito simples e transparente.

3. a contratação é feita em poucos segundos, no cartão de crédito, no próprio site e com toda a segurança.

4. Em poucos minutos você receberá um e-mail de onboarding e pode começar a fazer seus pedidos.

5. Em uma média de 48 horas, terá seu pedido entregue.

   
   

Neste modelo, o custo de busca e seleção praticamente zera. E você ainda pode cancelar sua assinatura quando quiser, sem nenhum ônus, multa ou cobrança extra.

Custo de onboarding e contexto

Depois de contratar, vem o onboarding. O novo fornecedor precisa entender a marca, o estilo visual, as diretrizes, as preferências. Isso também consome tempo do time interno e, conversando com muitos deles, é uma dor latente. Apesar do tempo dedicado ao onboarding, nem sempre o resultado vem satisfatório.

Com freelancers, esse processo se repete a cada novo profissional. Se a empresa trabalha com freelancers diferentes ao longo do ano, está constantemente ensinando a mesma coisa para pessoas novas. Cada onboarding consome algumas horas de alinhamento, explicação de brandbook, exemplos de trabalhos anteriores.

Agências geralmente têm um onboarding mais estruturado, mas também mais longo. Há reuniões de kickoff, apresentação de equipe, imersão na marca. Isso pode consumir facilmente 10 a 15 horas do time interno nas primeiras semanas, incluindo o tempo de pessoas sênior dos dois lados.

Designer interno tem o onboarding mais completo de todos, já que precisa entender não só a marca, mas toda a cultura da empresa, processos internos, ferramentas utilizadas. Os primeiros 30 dias são praticamente dedicados a absorver contexto. O custo aqui é grande, mas diluído ao longo do tempo se o profissional ficar anos na empresa.

No design por assinatura, o onboarding também existe, mas acontece uma vez só. Depois disso, o contexto fica acumulado no time que atende a conta. Novas demandas já chegam com muito contexto prévio, o que acelera as entregas e reduz revisões.

No caso da DesignGuy, pela senioridade do Peu Coelho, o processo de onboarding é inexistente. Você precisa somente enviar seu briefing e os design files da empresa, como logo e manual, se houver. A partir disso, ele já começa a criar. E, pasme, neste modelo conseguimos aprovar de primeira +80% dos pedidos dos clientes.

Custo de gestão e acompanhamento

Design não acontece sozinho. Alguém precisa gerenciar o processo: enviar briefings, acompanhar o andamento, cobrar prazos, tirar dúvidas, aprovar etapas. Quanto mais complexo o modelo de fornecimento, maior o custo de gestão.

Freelancers exigem gestão constante. Cada um tem seu jeito de trabalhar, suas ferramentas preferidas, seu processo de comunicação. Se a empresa trabalha com três freelancers simultaneamente, está gerenciando três processos diferentes ao mesmo tempo.

O tempo gasto em gestão é difícil de medir, mas está ali. Uma hora por semana acompanhando cada freelancer já representa R$ 608 mensais de custo de gestão (considerando o mesmo analista do exemplo anterior). Se a empresa trabalha com vários freelancers ao longo do ano, esse custo se multiplica.

Agências também demandam gestão. Há reuniões de status, alinhamentos de campanha, aprovações de etapas. Uma conta de agência pode consumir facilmente 5 a 10 horas semanais do time interno, o que representa entre R$ 760 e R$ 1.520 mensais só em acompanhamento.

Designer interno teoricamente tem custo de gestão menor, já que faz parte do time. Mas na prática, há reuniões de alinhamento, revisões de trabalho, feedbacks constantes. E se o designer for júnior ou pleno, o gestor precisa dedicar tempo para orientação e desenvolvimento.

Design por assinatura simplifica radicalmente a gestão. Há uma plataforma ou processo único para enviar demandas, um ponto de contato claro, prazos previsíveis. O tempo gasto em gestão cai drasticamente porque não há negociação de escopo a cada projeto, não há busca de disponibilidade, não há cobrança de entregas.

Custo de retrabalho e revisões

Nem todo projeto sai perfeito na primeira versão. Revisões acontecem, e cada rodada de ajustes consome tempo do time interno e pode atrasar outras entregas.

Com freelancers, o número de revisões incluídas no orçamento costuma ser limitado. Duas ou três rodadas são o comum. Se o briefing não foi claro o suficiente, ou se as expectativas não estavam bem alinhadas, podem ser necessárias mais revisões, gerando custo extra ou desgaste na relação.

O tempo gasto em cada rodada de revisão também conta. Analisar a entrega, consolidar feedbacks do time, redigir as solicitações de ajuste, acompanhar a nova versão. Cada ciclo pode consumir 2 a 3 horas do time interno. Se houver cinco projetos por mês com duas rodadas de revisão cada, são 20 a 30 horas mensais só organizando feedbacks.

Agências geralmente incluem mais revisões no contrato, mas isso não elimina o custo de tempo interno. O processo de revisão continua consumindo horas do time de marketing, especialmente quando há múltiplos stakeholders envolvidos na aprovação.

Designer interno tem a vantagem de estar próximo, o que facilita ajustes rápidos. Mas o retrabalho ainda acontece, e cada revisão tira tempo que poderia ser usado em novos projetos. Se o designer está constantemente refazendo trabalhos, a capacidade produtiva da área cai.

Design por assinatura costuma oferecer revisões ilimitadas dentro da demanda ativa. Isso parece aumentar o retrabalho, mas na prática reduz o estresse de aprovação. O gestor não fica com medo de pedir ajustes porque sabe que não vai gerar custo extra. E como o time já conhece a marca, as revisões tendem a ser menores.

Pela nossa experiência, a relação da quantidade de refação está diretamente ligada à senioridade do profissional que está atendendo em todos os cenários.

Custo de prazo e urgência

Atrasos em design têm impacto direto em campanhas, lançamentos e vendas. Quando uma peça não fica pronta no prazo, pode comprometer todo o calendário de marketing.

Freelancers trabalham com agenda própria. Se o profissional está ocupado, a empresa precisa esperar ou procurar outro. Isso gera imprevisibilidade. Uma campanha pode ser planejada para segunda-feira, mas se o freelancer só conseguir entregar na quinta, o impacto nos resultados pode ser significativo.

O custo de urgência também é real. Quando a empresa precisa de algo para ontem, geralmente paga mais caro. Freelancers cobram adicional por rush, agências também. E mesmo quando não há cobrança extra, a equipe interna sofre o estresse de correr atrás de solução de última hora.

Agências têm prazos mais estruturados, mas nem sempre flexíveis. Se a empresa precisa de uma entrega fora do escopo acordado, pode enfrentar filas de produção ou precisar negociar valores adicionais.

Designer interno oferece mais controle sobre prazos, mas tem limitação de capacidade. Se todas as demandas são urgentes ao mesmo tempo, algo vai atrasar. E diferente de fornecedores externos, não dá para simplesmente "contratar mais horas" quando a demanda explode.

Design por assinatura é construído para previsibilidade de prazo. As entregas acontecem dentro de uma janela conhecida (média de 48 horas), o que facilita o planejamento.

Custo de rotatividade e perda de contexto

Quando um fornecedor muda, todo o contexto acumulado se perde. A empresa volta à estaca zero: novo onboarding, novos alinhamentos, novas curvas de aprendizado.

Com freelancers, a rotatividade é natural e um dos maiores motivos de reclamações pelo que percebemos de amigos e clientes no mercado. Profissionais ficam indisponíveis, mudam de área, aumentam preços. Cada troca reinicia o ciclo de adaptação. Se a empresa muda de freelancer três vezes ao ano, está pagando o custo de onboarding três vezes.

O custo de rotatividade vai além do tempo. Há perda de consistência visual. O novo freelancer pode interpretar a marca de forma diferente, gerando peças que parecem desconectadas do trabalho anterior. Isso prejudica a identidade da marca ao longo do tempo.

Agências também sofrem rotatividade interna. O designer que atendia a conta pode sair e um novo profissional assume. A empresa cliente nem sempre é avisada, mas percebe a diferença na qualidade ou no tempo de resposta. Além disso, muitas vees o time é trocado por um time mais júnior e isso impacta na qualidade da entrega.

Designer interno, quando sai, gera um custo enorme de reposição. Além do processo de recrutamento, há o período sem ninguém na cadeira, a curva de aprendizado do novo profissional, a perda de conhecimento acumulado sobre a marca e sobre os processos internos.

Design por assinatura minimiza o impacto da rotatividade porque o contexto fica na empresa, não em pessoas específicas. Mesmo que um designer do time mude, o próximo já tem acesso a todo histórico de projetos, brandbook e preferências da conta. A continuidade é preservada, especialmente por todo o processo ser feito assíncrono e online. A gestão de conhecimento é feito naturalmente, conforme o trabalho evolui.

Custo de oportunidade

Talvez o custo mais difícil de medir, mas um dos mais impactantes: o custo de oportunidade. Toda vez que o time de marketing gasta tempo gerenciando fornecedores de design, está deixando de fazer outra coisa. Estratégia, análise de dados, relacionamento com cliente, planejamento de campanhas.

Empresas que gastam 10, 15, 20 horas por semana só lidando com questões de design estão pagando um preço alto. Esse tempo poderia estar gerando receita, melhorando processos, desenvolvendo o time. Em vez disso, está sendo consumido em operação.

O custo de oportunidade é especialmente alto em empresas menores, onde cada hora do gestor vale muito. Um diretor de marketing ganhando R$ 25.000 mensais custa aproximadamente R$ 156 por hora. Se ele passa 5 horas por semana resolvendo questões de design, são R$ 3.120 mensais que poderiam estar direcionados para atividades estratégicas.

Modelos que reduzem o atrito operacional liberam tempo para o time focar no que realmente importa. E esse ganho de produtividade, embora difícil de quantificar, tem impacto direto nos resultados da área.

Custo de inconsistência visual

Marcas que trabalham com vários fornecedores diferentes ao longo do tempo tendem a perder consistência visual. Cada designer interpreta o brandbook à sua maneira, aplica as cores com pequenas variações, usa tipografias ligeiramente diferentes.

No curto prazo, essas inconsistências parecem pequenos detalhes. No longo prazo, diluem a identidade da marca. O público passa a ver uma marca que parece diferente a cada campanha, o que prejudica o reconhecimento e a memorização.

O custo de inconsistência é difícil de medir em reais, mas é real. Marcas fortes investem anos construindo identidade visual coesa. Quando essa coesão se perde por falta de continuidade no design, o investimento em branding perde eficácia.

Empresas que valorizam brand equity precisam considerar esse fator ao escolher seu modelo de fornecimento de design.

Como calcular o custo total

Depois de entender todos os custos envolvidos, o gestor pode montar um cálculo mais realista. A fórmula não precisa ser complicada, mas precisa ser abrangente:

Custo total de design = Custo direto + Custo de busca + Custo de onboarding + Custo de gestão + Custo de retrabalho + Custo de prazo + Custo de rotatividade + Custo de oportunidade.

Cada variável pode ser estimada com base em horas gastas pelo time interno, multiplicadas pelo custo hora médio dos profissionais envolvidos. Não é necessário ter precisão absoluta. O importante é ter uma ordem de grandeza que permita comparar modelos de forma justa.

Por exemplo, uma empresa que contrata freelancers regularmente pode descobrir que, somando todos os custos ocultos, está pagando 40% a 60% a mais do que o valor das notas fiscais. Um freelancer que cobra R$ 3.000 por projeto pode estar custando R$ 4.500 quando todos os custos indiretos são considerados.

Agências que parecem caras podem, na verdade, ser mais econômicas do que parecem quando a gestão é facilitada. Ou podem ser ainda mais caras quando há muita burocracia e lentidão nos processos.

Designer interno pode parecer a opção mais cara no papel, mas quando há volume suficiente de trabalho para manter o profissional produtivo, o custo por projeto cai muito. O problema é quando o designer fica ocioso parte do tempo, o que desperdiça orçamento.

Design por assinatura tem custo direto médio, mas os custos ocultos são mínimos. Somando tudo, tende a ser a opção com melhor custo-benefício para empresas com fluxo constante de demandas.

O que fazer com essa informação

Calcular o custo real de design não é um exercício acadêmico. É uma ferramenta de tomada de decisão. Com esses números em mãos, o gestor pode:

Comparar modelos de forma justa:

Não adianta olhar só o valor da nota fiscal. É preciso considerar todo o investimento de tempo e recursos que cada modelo exige.

Identificar ineficiências:

Se o custo de gestão está muito alto, talvez o modelo atual seja excessivamente complexo. Se o custo de retrabalho está pesado, talvez o problema esteja na qualidade do briefing ou na escolha do fornecedor.

Justificar mudanças:

Quando o gestor consegue mostrar para a diretoria que o modelo atual custa 50% mais do que parece, fica muito mais fácil aprovar uma mudança de estratégia.

Otimizar orçamento:

Com visibilidade total sobre onde o dinheiro está sendo gasto, é possível redirecionar investimentos para áreas mais produtivas.

O cálculo do custo real também ajuda a empresa a valorizar modelos que, à primeira vista, parecem mais caros, mas que na verdade simplificam a operação e reduzem custos ocultos. Às vezes, pagar um pouco mais no custo direto resulta em uma economia significativa no custo total.

Previsibilidade como vantagem estratégica

Um dos maiores problemas de custos ocultos é a imprevisibilidade. O gestor nunca sabe exatamente quanto vai gastar no mês seguinte. Um projeto que deveria custar R$ 2.000 acaba custando R$ 3.500 porque precisou de revisões extras ou porque o freelancer cobrou rush ou porque a busca por um novo profissional tomou mais tempo do que esperado.

Essa imprevisibilidade dificulta o planejamento financeiro e gera estresse constante. O gestor precisa sempre deixar uma margem de segurança no orçamento, o que reduz a capacidade de investir em outras frentes.

Modelos com custo fixo e previsível eliminam esse problema. A empresa sabe exatamente quanto vai gastar, independentemente de quantos projetos surgirem ou quantas revisões forem necessárias. Isso facilita a aprovação de orçamento, reduz stress e permite planejar outras ações com mais confiança.

A previsibilidade também tem valor estratégico. Quando o gestor não precisa se preocupar com estouro de orçamento, pode ser mais ousado nas campanhas, testar mais ideias, iterar mais. A criatividade flui melhor quando não há medo de custo extra a cada nova solicitação.

Está na hora de calcular o custo real de design na sua empresa? Considere todos os custos ocultos, some o tempo investido pelo seu time e compare com um modelo de custo fixo e previsível. A DesignGuy oferece design por assinatura com mensalidade transparente, sem surpresas e sem custos escondidos. Fale com a gente e descubra quanto sua empresa pode economizar.