Design System: Quando Sua Empresa Precisa e Como Implementar

Empresas que crescem enfrentam um desafio recorrente: manter consistência visual e funcional em múltiplos canais e produtos. Um site institucional, um aplicativo, materiais de campanha, apresentações comerciais, sinalização física. Cada novo ponto de contato é uma oportunidade de reforçar a marca ou de diluir sua identidade.

Brandbook documenta os fundamentos da marca. Logo, cores, tipografia, tom de voz. Mas quando a empresa precisa criar dezenas de interfaces digitais, materiais recorrentes ou experiências físicas padronizadas, o brandbook sozinho não é suficiente. Falta o nível de detalhamento operacional que permite execução consistente em escala.

Design system surge para preencher essa lacuna. Não substitui o brandbook, mas surge a partir dele, sendo complementar a ele. O design system traduz suas diretrizes em componentes reutilizáveis, padrões documentados e regras práticas de aplicação. Este artigo explica o que é design system, como se relaciona com brandbook, quando uma empresa precisa investir nisso e como começar.

O que é design system e como se conecta ao brandbook

Design system é um conjunto organizado de componentes visuais, padrões de uso, tokens de design e documentação que garante consistência na criação de produtos e experiências. Enquanto brandbook define identidade da marca (quem somos, como falamos, quais são nossas cores), design system implementa essa identidade em situações práticas e recorrentes.

A diferença é de nível de abstração. Brandbook responde perguntas estratégicas: qual o propósito da marca? Qual o tom de comunicação? Quais cores representam nossos valores? Como a marca deve ser aplicada, sua reserva mínima, paleta de cores e como elas devem ser utilizadas etc.

Design system responde perguntas operacionais: como esse botão deve se comportar? Qual espaçamento usar entre elementos? Como adaptar a tipografia para telas pequenas?

O brandbook normalmente vem primeiro e está "acima" na hierarquia estratégica. Design system deriva dele, traduzindo princípios abstratos em decisões concretas. Cores do brandbook viram tokens de design no sistema. Tipografia do brandbook vira escala tipográfica com pesos e tamanhos específicos para cada contexto. Tom de voz do brandbook vira guidelines de microcopy em interfaces.

Design system serve só para empresas digitais?

O conceito nasceu no universo de produtos digitais. Empresas de tecnologia como Google, Airbnb e Shopify popularizaram design systems para organizar bibliotecas de componentes de interface, padrões de interação e código reutilizável para sites e aplicativos.

Mas o raciocínio de "sistema de componentes mais regras reutilizáveis" se aplica além do digital. Qualquer empresa que produz materiais ou experiências de forma recorrente ou lojas físicas pode se beneficiar de sistematização.

Uma rede de varejo com dezenas de lojas precisa de design system para sinalização, ambientação, displays de produto, materiais de ponto de venda. Cada loja deve parecer parte da mesma marca, mas há variações de tamanho, layout e contexto. Design system documenta componentes modulares que se adaptam a diferentes configurações mantendo identidade consistente.

Uma empresa B2B que faz dezenas de apresentações comerciais por mês pode ter design system para slides. Templates de capa, layouts para diferentes tipos de conteúdo, tratamento de gráficos e tabelas, hierarquia de informação. Qualquer pessoa da equipe comercial consegue criar apresentação alinhada à marca sem ser designer.

Franquias e redes de restaurantes usam design systems para cardápios, uniformes, embalagens, decoração. Há componentes fixos (logo, cores, tipografia) e componentes flexíveis (fotos de pratos, promoções sazonais, comunicados locais) que se combinam dentro de regras definidas. Uma indústria precisa de um design system para replicar toda a sua sinalização.

O uso mais frequente, porém, continua sendo em canais digitais. Mesmo empresas não digitais têm site institucional, redes sociais, plataformas de relacionamento com cliente, sistemas internos. Qualquer negócio com presença online se beneficia de design system para manter consistência entre esses pontos de contato digitais.

Quando uma empresa precisa de design system

Nem toda empresa precisa de design system. Negócios pequenos, com poucos produtos ou canais, funcionam bem apenas com brandbook. Uma empresa que vende pelo Instagram e WhatsApp, não tem site ou aplicativo e nem loja física não precisa de um design system. O investimento em sistematizar componentes não se justifica quando o volume de produção é baixo ou quando há pouca recorrência.

O momento crítico chega quando a empresa opera múltiplos produtos digitais ou canais com alto volume de materiais recorrentes. Um e-commerce com site, aplicativo, emails transacionais, notificações push, materiais de campanha. Sem design system, cada canal desenvolve linguagem própria mesmo quando todos tentam seguir o brandbook. O mesmo acontece com platas industriais ou lojas de departamento.

Empresas com equipes distribuídas trabalhando em produtos diferentes enfrentam inconsistência. Designers em uma cidade criando o app, desenvolvedores em outra mantendo o site, agência externa produzindo landing pages. Sem referência compartilhada além do brandbook básico, cada grupo toma decisões independentes.

Quando há rotatividade de fornecedores ou profissionais, design system preserva conhecimento. Se cada freelancer ou agência precisa interpretar o brandbook do zero, há desperdício de tempo e risco de inconsistência. Com design system documentado, novos fornecedores têm referência clara e operacional desde o primeiro dia.

Velocidade de lançamento também indica necessidade. Se cada nova funcionalidade demanda semanas de design porque tudo é criado do zero, componentes reutilizáveis aceleram significativamente. Interface se monta como blocos de Lego em vez de ser desenhada elemento por elemento.

Empresas que valorizam experiência do usuário consistente precisam de design system. Quando usuários navegam entre diferentes produtos da mesma empresa, esperam familiaridade. Botões que funcionam de forma similar, formulários com lógica parecida, padrões visuais reconhecíveis. Sistema garante essa coerência.

Franquias e redes com múltiplas unidades também se beneficiam. Mesmo operando com autonomia local, cada unidade precisa manter identidade da marca. Design system documenta o que é flexível e o que é fixo, permitindo adaptação dentro de limites definidos.

Na prática, onde mora o design system?

Normalmente, design system fica distribuído entre:

• arquivos de design (Figma, Sketch etc.)

• documentação (Zeroheight, Notion, Confluence, sites internos)

• código (Storybook, libs em React/Vue etc.).

Ferramentas como Figma costumam ser a fonte dos componentes visuais, mas o sistema em si inclui também guidelines, tokens, código e exemplos de uso, que podem estar em outras plataformas.​

Muitas empresas ainda mantêm parte do design system em PDF, wiki ou brand center web, embora isso tenda a ficar desatualizado mais rápido que ferramentas “vivas”.

O conceito também pode ser aplicado a peças não digitais (templates de apresentação, impressos, sinalização), mesmo que o repositório principal continue sendo digital para facilitar acesso e atualização.

Os componentes essenciais de um design system

Design system não precisa documentar cada detalhe possível, mas ter alí dentro tudo o que é essencial para que, a partir dele, se construa o que for necessário.

Fundação visual: 

Paleta de cores com códigos específicos para diferentes contextos (fundos, textos, bordas, estados), tipografia com escalas de tamanhos e pesos, espaçamentos padronizados baseados em múltiplos consistentes (4px, 8px, 16px), grids e layouts que se adaptam a diferentes formatos.

Tokens de design: 

Variáveis que armazenam valores de design (cores, tamanhos, espaçamentos) de forma que possam ser atualizadas centralmente e propagadas para todos os lugares onde são usadas. Mudar um token de cor atualiza automaticamente em todos os componentes que a utilizam.

Biblioteca de componentes: 

Elementos reutilizáveis documentados com todas as variações. Botões com estados normal, hover, ativo, desabilitado. Cards para organizar conteúdo com diferentes configurações. Formulários com campos, validações, mensagens de erro. Navegação com menus, breadcrumbs, paginação.

Padrões de uso: 

Diretrizes de quando usar cada componente, como combinar elementos, hierarquia de informação, tratamento de imagens e conteúdo. Não basta ter os componentes, é preciso documentar as regras de aplicação.

Princípios de design: 

Valores que orientam decisões quando não há componente específico. Acessibilidade, simplicidade, clareza, consistência. Esses princípios funcionam como critério de desempate quando surgem dúvidas.

Documentação de voz e tom: 

Como escrever microcopy em interfaces, mensagens de erro, confirmações, instruções. Conecta o tom de voz do brandbook com aplicação prática em produtos digitais.

Para produtos digitais, design system também inclui especificações técnicas, como código dos componentes em React, Vue ou framework usado pela empresa. Desenvolvedores não interpretam design e recriam, mas importam componente pronto e funcional.

Empresas menores podem começar com uma versão simplificada, incluindo paleta, tipografia, 10 a 15 componentes mais usados e algumas diretrizes básicas. Conforme a operação for crescendo, o sistema deve naturalmente evoluir.

Exemplos de Design System

Em nosso portfolio você consegue ver diversos exemplos de design system que fizemos para nossos clientes. Basta clicar aqui.

gráficos de um design system

landing page em um design syystem

Como implementar sem paralisar a operação

A implementação falha quando se transforma em um projeto gigante e desconectado das necessidades reais da empresa. A abordagem mais eficaz é começar pequeno, validar com o uso prático, e expandir o sistema conforme a demanda aumenta.

Auditoria do que existe: 

O primeiro passo é reunir screenshots de produtos, materiais recorrentes e experiências físicas para identificar padrões. Quais componentes se repetem em diferentes lugares? Onde existe inconsistência visual? Esse inventário mostra exatamente o que precisa ser sistematizado primeiro.

Priorizar por frequência: 

Foque no que é usado constantemente. Para empresas digitais, isso significa botões, formulários, cards e navegação. Para empresas com materiais físicos, pode ser sinalização, displays e embalagens. Os componentes fundamentais são os que mais se beneficiam da padronização.

Documentação progressiva: 

Não tente documentar tudo antes de começar a usar o sistema. Comece com o essencial, coloque em uso, colete feedback e vá ajustando ao longo do caminho. O sistema evolui com a prática, não nasce perfeito.

Envolver quem vai usar: 

Se apenas designers criam o sistema de forma isolada, a adoção inevitavelmente falha. Desenvolvedores (para produtos digitais), equipe de marketing (para materiais), fornecedores e agências (que executam) precisam participar desde o início. Essa colaboração garante que o sistema atende necessidades reais de quem vai usá-lo todos os dias.

Definir governança: 

Alguém precisa se responsabilizar por manter o sistema atualizado. Isso inclui adicionar novos componentes quando surgem, atualizar quando a marca evolui e responder dúvidas de uso. Sem essa curadoria contínua, o sistema rapidamente desatualiza e perde relevância. Muitas empresas designam um designer sênior como guardião do sistema, dedicando parte do tempo apenas para essa função.

Escolher ferramentas adequadas: 

Para produtos digitais, Figma se consolidou como padrão para bibliotecas de componentes visuais. Storybook documenta componentes com código real. Notion ou Confluence servem bem para diretrizes escritas. Para materiais físicos, a solução pode ser mais simples: um documento estruturado com fotos, especificações técnicas e templates para download.

Comunicar mudanças: 

Quando algo no sistema muda, é fundamental avisar todas as pessoas que o utilizam. Isso pode ser feito através de canal no Slack, email, ou reuniões de alinhamento. Atualizar o sistema silenciosamente não funciona porque as pessoas precisam saber que algo mudou para ajustar seu trabalho.

Ferramentas práticas para diferentes necessidades

A escolha de ferramenta depende diretamente de onde o design system será aplicado.

Para produtos digitais (sites, apps, plataformas): 

Figma cria e gerencia bibliotecas de componentes visuais de forma colaborativa. Designers trabalham com componentes que se atualizam automaticamente quando o componente mestre é alterado. Storybook documenta componentes junto com o código, permitindo que desenvolvedores vejam a implementação exata de cada elemento. Design tokens via Style Dictionary garantem que os valores de design permaneçam consistentes entre design e código.

Para materiais recorrentes (apresentações, documentos, peças gráficas): 

Templates bem estruturados em PowerPoint, Google Slides ou Canva funcionam bem. Bibliotecas de elementos visuais podem ser organizadas em pastas compartilhadas na nuvem. Notion ou Google Docs servem para documentar as regras de uso de forma acessível a todos.

Para experiências físicas (lojas, eventos, sinalização): 

Um documento visual com fotos de referência, medidas técnicas, especificações de materiais e fornecedores aprovados costuma resolver. Pode ser um PDF bem estruturado ou um site interno com galeria de exemplos e área para download de arquivos finais.

Para times pequenos ou que estão começando: 

Um Google Docs bem organizado com exemplos visuais e diretrizes claras já resolve a maior parte dos problemas. O Figma gratuito atende bem para componentes digitais básicos. O mais importante não é ter a ferramenta mais sofisticada do mercado, e sim ter um processo disciplinado de uso e manutenção.

As ferramentas importam menos que a disciplina de uso e atualização constante. Um design system que o time não usa em uma ferramenta cara não vale de nada. Por outro lado, um sistema simples em Google Doc que é constantemente consultado e atualizado entrega muito mais resultado prático.

Exemplos de aplicação além do digital

Empresas não digitais também aplicam a lógica de design system com bastante sucesso.

Redes de restaurantes: 

Grandes redes têm um design system robusto para ambientação de loja, uniformes, embalagens e sinalização. Existem componentes fixos que nunca mudam (cores institucionais, logo, tipografia) e componentes flexíveis que se adaptam (promoções locais, adequações de espaço físico). Cada franquia consegue montar sua loja dentro de regras bem definidas, mantendo a identidade reconhecível da marca.

Redes de academias:

Redes de academia costumam padronizar sinalização interna, , faixada, decoração e comunicação visual em todas as unidades. Mesmo com academias de tamanhos muito diferentes, todas mantêm uma identidade imediatamente reconhecível. O sistema documenta exatamente como adaptar os componentes visuais a diferentes configurações de espaço físico.

Empresas de eventos: 

Produtoras que realizam eventos recorrentes usam design systems para credenciais, sinalização, materiais de comunicação e ambientação. Os componentes modulares se adaptam a diferentes venues e formatos, mas sempre mantendo a identidade clara do evento.

B2B com equipes comerciais grandes: 

Empresas com dezenas de vendedores precisam garantir que todos criem apresentações comerciais consistentes. Um design system bem estruturado para slides garante que qualquer pessoa da equipe monte uma apresentação profissional sem precisar ser designer.

O padrão que se observa é que mesmo empresas que não são digitais por natureza têm site institucional, perfis em redes sociais e sistemas internos de gestão. A maior parte do ganho com design system acaba vindo exatamente desses canais digitais, mesmo quando o negócio principal da empresa não tem nada a ver com tecnologia.

Erros comuns na implementação

Alguns erros aparecem com frequência quando empresas tentam implementar design systems pela primeira vez.

Complexidade excessiva: 

Tentar documentar cada pequeno detalhe possível resulta em sistemas tão densos e extensos que ninguém consegue usar na prática. Simplicidade e praticidade sempre importam mais que completude absoluta.

Criar sem envolver quem realmente usa: 

Se o sistema é desenvolvido de forma isolada por um pequeno grupo e depois entregue pronto para o resto da empresa, a adoção inevitavelmente falha. As pessoas precisam participar ativamente da construção para se sentirem donas do resultado final.

Falta de atualização regular: 

Um sistema que é criado uma vez e nunca mais revisado rapidamente fica desatualizado. A marca evolui, novos formatos de comunicação surgem, componentes precisam ser adicionados ou ajustados. Sem uma governança ativa e constante, o sistema vira apenas mais um documento morto na pasta compartilhada.

Rigidez excessiva nas regras: 

Quando o sistema impede adaptações que fazem sentido ou bloqueia a criatividade em contextos específicos, ele vira um obstáculo em vez de uma ferramenta útil. O equilíbrio certo está em manter consistência firme nos elementos centrais da identidade, mas permitir flexibilidade quando o contexto realmente pede.

Não comunicar as mudanças: 

Atualizar o sistema de forma silenciosa e simplesmente esperar que as pessoas percebam sozinhas nunca funciona. As mudanças precisam ser comunicadas de forma ativa e clara para todos os usuários do sistema.

Quando terceirizar faz sentido

Construir um design system internamente demanda recursos que nem sempre estão disponíveis na empresa. É preciso ter um designer sênior com experiência específica em sistemização, tempo dedicado exclusivamente a esse projeto e conhecimento das ferramentas adequadas.

Terceirizar a construção inicial pode ser uma escolha muito mais eficiente para a maioria das empresas. Consultorias especializadas fazem uma auditoria completa, identificam os padrões existentes, criam toda a documentação necessária e entregam um sistema pronto para uso. O investimento fica concentrado em um período específico, o prazo de entrega é definido desde o início e o resultado final tende a ser bem mais maduro.

Nós aqui na DesignGuy já criamos design system para diversos clientes.

O cuidado importante está em escolher parceiros que realmente entendam de design systems e não apenas de design em geral. Existe uma diferença significativa entre criar peças visuais bonitas VS sistematizar uma identidade visual para funcionar em escala. Vale a pena pedir para ver cases anteriores, analisar exemplos concretos de sistemas já criados e entender bem a metodologia de trabalho que será aplicada.

Mesmo quando a construção inicial é terceirizada, a governança do sistema precisa ficar interna. Alguém da própria empresa deve assumir a responsabilidade clara de manter o sistema vivo, atualizado e realmente usado no dia a dia da operação.

Sua empresa tem múltiplos canais e a consistência está difícil de manter? A DesignGuy trabalha com processos estruturados que garantem identidade visual consistente em todas as entregas. Podemos ajudar a organizar componentes reutilizáveis e criar materiais alinhados aos padrões da sua marca. Conheça nosso modelo de design por assinatura.