Como Usar Trello Para eliminar Reuniões

Reuniões consomem tempo. Uma reunião de briefing de 1 hora, seguida de uma reunião de apresentação de 1 hora. Multiplicado por dezenas de projetos por mês, representa dias inteiros de trabalho que poderiam estar sendo usados de forma mais produtiva. Para equipes de marketing que trabalham com fornecedores de design, esse tempo se multiplica ainda mais.

Encontramos no Trello uma ferramenta que oferece a possibilidade de gerenciar demandas criativas de forma assíncrona, eliminando a necessidade de reuniões constantes. Neste guia vamos mostrar como isso pode ser feito, trazendo bastante da nossa experiência gerindo projetos 100% de forma assíncrona através do Trello.

Por que reuniões se tornam gargalo

Agências e freelancers tradicionalmente trabalham com reuniões em cada etapa do projeto. Reunião de briefing para entender a demanda. Reunião de alinhamento para mostrar direção criativa. Reunião de apresentação para entregar o resultado. Se houver revisões, mais reuniões para discutir ajustes.

Cada reunião exige coordenação de agenda. Quando há múltiplos stakeholders, encontrar horário que funcione para todos pode levar dias. A reunião em si dura 1 hora, mas o tempo real investido inclui preparação, deslocamento (mesmo que virtual) e retomada de contexto depois.

Obrigar pessoas a estarem disponíveis no mesmo momento para trocar informações que poderiam ser comunicadas de forma assíncrona tem um custo altíssimo para as empresas e ninguém está fazendo essa conta.

Como estruturar Trello para gestão de design

Aqui na DesignGuy, eliminamos reuniões em 100% substituindo toda a nossa comunicação de e-mail, WhatsApp e reuniões pelo Trello. Fazemos uma única reunião com o lead, antes de virar cliente, para que nos conheça e tire suas dúvidas. Depois que ele entra na plataforma, toda a nossa comunicação é feita pelo Trello. Por isso, vou contar um pouco como temos feito por aqui e como isso tem nos trazido resultados como:

clientes aprovam +80% dos pedidos de primeira

A configuração básica usa um board dedicado e exclusivo para o cliente, com colunas que representam o fluxo de trabalho. A estrutura inclui quatro colunas:

Backlog:

Aqui o cliente consegue por todas as suas demandas a serem feitas e organizar por prioridade, se quiser. Assim, não esquecerá de nenhuma delas.

Em produção:

Estas são as demandas que estão sendo trabalhadas no momento. Qualquer card nesta coluna significa que há trabalho ativo acontecendo, por pedido do cliente. Quando ele quer que um trabalho seja iniciado, arrasta o card para esta coluna.

Revisão:

Trabalhos entregues aguardando feedback. Cards movem para cá quando a primeira versão está pronta para avaliação do cliente e ele ainda precisa revisar antes de aprovar.

Aprovado:

Quando o cliente aprova, coloca o card nesta coluna.

Simples assim. O cliente fica com um histórico completo, que permanece acessível para consultas futuras. Isso é muito útil inclusive em momentos de trocas de times.

Essa estrutura simples elimina necessidade de perguntar "em que etapa está o projeto?". Basta olhar o board.

Como o cliente solicita demandas

O processo começa com o cliente criando um card novo na coluna Em produção, que ele pode criar direto por lá ou arrastar da coluna de Backlog. Não usamos formulário ou template de briefing obrigatório, mas isso pode fazer sentido em muitos casos. Na DesignGuy, o cliente descreve a necessidade da forma que preferir: texto, áudio, vídeo, imagens de referência.

Exemplo de solicitação simples: "Preciso de logo para empresa de consultoria chamada StrateGo. Público corporativo, valores de confiança e inovação. Anexo: referências de logos que gostamos."

A flexibilidade no formato da solicitação reduz atrito e excesso de informação que, em muitos casos, é o principal culpado pelas idas e vindas de jobs.

Se por acaso faltam informações essenciais, a conversa acontece nos comentários do próprio card. Com esse mecanismo, em poucos minutos resolvemos coisas que poderiam ter demorado muito mais tempo em uma reunião. Não só pelo tempo da reunião em si, mas o tempo que levamos para conseguir marcá-la.

Como funciona a produção

Quando designer ou o cliente está pronto para começar, move o card para "Em produção". É importante que fique claro para todos quem deve mover os cards dentro do Trello.

No nosso caso, quem move é o cliente. Se for um espaço interno, sugerimos que a mesma lógica seja aplicada, em que quem está no papel do cliente faça esse movimento.

Nesse momento, o resto do time recebe uma notificação automática do Trello e sabe que o trabalho começou sem precisar perguntar. Só isso já reduz uma quantidade significativa de emails.

Quando a primeira versão fica pronta, o designer anexa o arquivo ou link (pode ser pasta no Google Drive, arquivo no Figma, PDF) e move card para "Revisão". O cliente recebe uma nova notificação automaticamente e entra para avaliar.

O mais incrível desse modelo é que todo o histórico fica no card: briefing original, perguntas e respostas, versões anteriores, decisões tomadas e arquivos. Qualquer pessoa pode entrar no card e entender o contexto completo sem precisar perguntar para ninguém.

Como funciona a aprovação

O cliente abre o card na coluna "Revisão" e avalia o trabalho no momento que tiver disponibilidade. A partir daí, ele tem duas opções: aprovar o trabalho ou solicitar ajustes.

Se estiver aprovado, basta mover o card para a coluna "Aprovado" e o projeto está encerrado. Se precisar de algum ajuste, o cliente comenta diretamente no card descrevendo o que precisa ser mudado e devolve o card para a coluna "Em produção".

O designer recebe a notificação, lê o comentário com os ajustes solicitados, faz as alterações necessárias, anexa a nova versão do arquivo e move o card de volta para "Revisão". Esse ciclo se repete quantas vezes for necessário até a aprovação final.

A grande vantagem da comunicação assíncrona é que cada pessoa pode trabalhar no seu próprio ritmo. O cliente não precisa aprovar o trabalho imediatamente assim que recebe e o designer não fica bloqueado esperando por um feedback que só viria em uma reunião agendada dias depois.

Quando o briefing é claro desde o início e toda a comunicação fica documentada no card, há muito menos margem para interpretações erradas que acabam gerando retrabalho desnecessário. Por isso conseguimos um índice de aprovação tão alto.

Exemplo de operação

Aqui na DesignGuy, cada cliente tem um board dedicado com a mesma estrutura de quatro colunas descrita anteriormente. E trabalhamos da seguinte forma:

• O cliente vai criando cards conforme as necessidades surgem ao longo do tempo. Pode ser um logo, uma apresentação, um banner, uma landing page.

• Cada demanda é descrita da forma que o cliente preferir naquele momento.

• Alguns escrevem textos bem detalhados, outros preferem gravar um áudio rápido explicando o que precisam, e outros apenas anexam referências visuais para inspirar a criação. Ou adicionam um pedido muito breve por escrito.

O primeiro card do board é sempre destinado aos arquivos da marca do cliente: logo, manual de identidade visual, paleta de cores. Esse card fica fixo no board como referência permanente para todos os projetos que vierem depois.

Quem move os cards entre colunas é o cliente. Às vezes damos uma ajudinha quando, por exemplo, ele diz no card que o pedido está aprovado, mas não move da coluna. Nós fazemos isso por ele.

A entrega média é de 2 dias por projeto. Quando o trabalho fica pronto, o cliente recebe uma notificação automática do Trello.

A taxa de aprovação na primeira versão supera 80% dos casos.

Isso significa que menos de 20% dos projetos precisam de alguma rodada de revisão. E, pasme, jamais entramos em terceira rodada de aprovação.

Esse índice alto de aprovação vem diretamente da comunicação clara e assíncrona que o Trello proporciona. Passamos mais de vinte a anos em nossas vidas profissionais usando briefings e fluxos tradicionais de agência, incluindo reuniões, emails e multiplas mensagens de WhatsApp. E nunca tivemos um índice de aprovação tão alto.

Os arquivos finais são entregues via link anexado no próprio card. Pode ser uma pasta compartilhada no Google Drive ou um link direto do Figma, dependendo do tipo de arquivo. O cliente acessa quando precisar, e todo o histórico de conversas e entregas permanece disponível no board para consultas futuras sempre que necessário.

Vantagens da comunicação assíncrona

Eliminar reuniões não significa eliminar comunicação, como muitas pessoas podem pensar. Nós apenas encontramos uma forma de se comunicar que é mais eficiente em todos os sentidos.

Economia de tempo:

O que seria 2 horas de reunião (briefing mais apresentação) vira minutos de leitura e resposta de comentários.

Faça as contas comigo:

• Se sua empresa gasta, em média, 2 horas por semana em reuniões relacionadas a cada projeto, um único projeto consome 8 horas de reuniões por mês.

• Se você toca 10 projetos simultaneamente, são 80 horas mensais gastas apenas em reuniões.

• Com comunicação assíncrona via Trello, essas mesmas interações acontecem em minutos de leitura e resposta de comentários. Mesmo considerando 30 minutos de comunicação escrita por semana para cada projeto (2 horas mensais), a economia é de 6 horas por projeto, ou 60 horas no total.

• Isso equivale a uma semana e meia de trabalho que pode ser direcionada para atividades estratégicas.

Documentação automática: 

Tudo fica registrado. Não há risco de esquecer o que foi combinado verbalmente em reunião. Anos depois, é possível voltar no card e ver exatamente o que foi solicitado e entregue.

Quando há troca de times, a documentação fica toda lá para consulta. É uma excelente forma de fazer gestão do conhecimento automaticamente.

Flexibilidade de horário: 

Cliente não precisa estar disponível em horário específico. Ele pode avaliar o trabalho no horário que for mais conveniente. Isso é muito útil em caso de viagens ou times que trabalham em fuso diferente.

Já o designer, pode responder dúvidas no momento que fizer sentido para seu fluxo de trabalho.

Menos ruído:

Reuniões frequentemente desviam para assuntos não relacionados ao projeto. A comunicação escrita ajuda. (e muito) a mantém foco, pois as pessoas adoram falar, mas não querem perder tempo escrevendo. Apesar de existirem IAs hoje, elas ainda precisam conextualizar e acabam colocando informação suficiente, e não informação desnecessária no briefing e feedbacks. Cada mensagem acaba indo direto ao ponto.

Transparência:

Qualquer pessoa com acesso ao board consegue ver o status de todos os projetos. Isso é ótimo para a liderança ou cliente acompanhar o que está acontecendo e reduz uma quantidade grande de troca de e-mails e mensagens de forma geral.

Quando reuniões ainda fazem sentido

A comunicação assíncrona resolve a grande maioria das situações, mas existem algumas exceções importantes. Projetos muito estratégicos ou excepcionalmente complexos podem se beneficiar de uma reunião inicial de alinhamento.

Um redesign completo de marca, por exemplo, pode justificar uma conversa síncrona para explorar com mais profundidade a visão de futuro e a direção criativa desejada.

O ponto central aqui é que a reunião passa a ser uma exceção escolhida de forma consciente e não o padrão automático aplicado para qualquer tipo de projeto. Para cerca de 80% das demandas de design do dia a dia, o fluxo assíncrono via Trello funciona perfeitamente bem e entrega resultados mais rápidos com muito menos esforço de coordenação.

Um outro ponto é que o Trello nos ajuda a tirar um pouco a ansiedade do caminho. Queremos resolver na hora e acabamos disparando mensagens para todos os lados. Quando esperamos, no Trello, tudo acontece de forma muito mais eficiente.

Como implementar na sua empresa

Empresas que querem adotar esse modelo podem começar de forma simples.

Criar board no Trello:

Um board por fornecedor ou projeto, com as quatro colunas básicas (Backlog, Em produção, Revisão, Concluído).

Definir regras claras:

Quem cria cards, como preencher, quando mover entre colunas, onde anexar arquivos. Documentar num card fixo no topo do board.

Treinar as pessoas:

Mostrar para equipe e fornecedores como usar. Primeiras semanas podem ter dúvidas, depois o processo fica natural.

Começar com projetos menores:

Testar o fluxo em demandas simples antes de aplicar em projetos complexos. Ajustar o que não funcionar. E escolher bem as pessoas que farão parte deste teste. Elas precisam ter cabeça de early adopters.

Medir o ganho:

Comparar tempo gasto antes (com reuniões) e depois (assíncrono). A diferença costuma ser significativa o suficiente para justificar pequenos ajustes no processo.

O maior desafio não é técnico, mas cultural. Pessoas acostumadas com reuniões podem sentir falta da interação síncrona inicialmente, pois parece que estão perdendo o controle da situação. Por isso, é preciso fazer um belo onboarding e tranquilizar essas pessoas mostrando com dados e exemplos que as coisas podem ser muito melhores nesse modelo.

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